Comment choisir sa solution de visioconférence ?

Communications unifiées

L’utilisation de la visioconférence est devenue facile et abordable, ce qui a modernisé les relations de travail et faciliter la mobilité.
C’est également pour beaucoup une réduction du temps et des coûts de déplacement.
Il existe plusieurs solutions qui vous permettent d’organiser des vidéoconférences mais avant de rentrer dans les critères de choix de votre
solution de visioconférence, il est utile de différencier le logiciel du matériel audio et vidéo qui vous permettront d’organiser et de mettre en pratique des visioconférences.

Les besoins d‘un indépendant, d’un médecin, d’une TPE ou d’une multinationale sont bien différents. Si vous êtes indépendant, l’installation d’un logiciel sur votre PC qui dispose d’un micro et d’une caméra suffit. En revanche, si votre besoin est lié à celui d’une entreprise de taille moyenne pour laquelle l’organisation de visioconférences est fréquente avec de nombreux participants et des salles de réunions, votre choix est plus complexe. 

Dans cet article, nous aborderons uniquement la solution logicielle en répondant aux questions suivantes : 

- Quels critères de choix ? 

- Quelles solutions existent ?

Quels critères de choix ? 

Votre contexte:

Recherchez-vous un simple outil de visioconférence (appel simple) ou un réel outil de collaboration (partage de document, travail à plusieurs sur un document) ?

Pour une utilisation occasionnelle ou intensive ?

Quel est votre budget ?

Disposez-vous du matériel ou d’une solution existante en interne fournie par un provider (ex : Microsoft ou Google) ?

Quel est le nombre de participants susceptibles d’assister régulièrement à vos conférences ou réunions ?

Expérience utilisateur:

Interrogez-vous sur les types de réunions que vous organisez le plus fréquemment afin d’orienter correctement votre recherche de solutions (réunion interne, présentation externe ou webinaire, une salle ou plusieurs salles virtuelles, …). 

En fonction de votre utilisation les options suivantes peuvent être intéressantes : 

-Partage de fichiers – Diffusion de document aux participants  

-Partage d’écran – Montrer ce qui est affiché sur votre écran aux participants 

-Tableau blanc – Aide les participants de la réunion à présenter leurs points sur un tableau blanc virtuel 

-Diffusion vidéo en continu – La réunion peut être diffusée en temps réel sur internet 

-Possibilité d’enregistrement et de lecture –

-La réunion peut être enregistrée et revue ultérieurement (pratique pour les absents)  

-Chat /messagerie – Les participants peuvent également chatter ou s’envoyer des messages s’ils le souhaitent 

-Chat privé – Les participants peuvent s’envoyer des messages en privé 

-Diffusion à la demande sur le web – La réunion peut être diffusée sur le web 

-Arrière-plans personnalisés – Permet notamment de flouter son arrière-plan 

-Gestion de l’audience – Attribution de rôles pour les participants, possibilité de couper les micros, levée électronique des mains ; 

-Partage d’applications – Vous pouvez partager des applications avec d’autres personnes pour une meilleure productivité

Spécificités techniques d’administration et de sécurité :

L’installation demande une expertise technique ou non ? 

Votre choix se porte sur une solution en cloud ou en local ?

L’obligation de télécharger un module ou la possibilité pour les utilisateurs de rejoindre la réunion en ligne via un navigateur web est un critère important ?

La qualité du flux vidéo est primordial ou non (par exemple en cas d'utilisation pour des conférences) ?

La possibilité d’utiliser le service sur tablettes ou smartphones ou sur un navigateur web doit-elle exister ?

Quel est le niveau de sécurité dont vous avez besoin (chiffrement des données, mot de passe pour les réunions, respect du RGPD et sauvegarde des données, …) ?

Quelles solutions existent ?

Pour les indépendants et TPE, un logiciel de vidéoconférence basique suffit généralement. Pour les entreprises ayant plusieurs sites ou de plus gros besoins de collaboration mieux vaut s’orienter vers une solution de visioconférence professionnelle permettant de supporter ces contraintes.

Voici ci-après un comparatif des solutions*:

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